چگونه در انجام وظایف خود کارآمدتر باشید

من در حین تحقیق برای این پست وبلاگ به طور تصادفی به این جمله رسیدم. بیایید در این مورد توضیح دهیم. کارایی به معنای انجام سریع و دقیق کارها است. از سوی دیگر، برای بهره وری، باید به طور مداوم از وظایف اصلی خود مراقبت کنید. بنابراین، به نوعی، کارآمد بودن بخش مهمی از بهره وری شما است.

هنگامی که به نظر می‌رسد که نمی‌توانید کارهای روزانه خود را با سرعت بیشتری (بدون به خطر انداختن کیفیت آنها) انجام دهید، احتمالاً احساس ناامیدی می‌کنید. اما، خبر خوب این است که می‌توانید یاد بگیرید که چگونه در انجام وظایف خود کارآمدتر باشید.

از انجام چند کار خودداری کنید

زمانی که دو وظیفه را همزمان انجام می‌دهید، در واقع دارید توجه خود را بین این دو وظیفه تقسیم می‌کنید. این تقسیم توجه به عنوان یک تغییر متن به شمار می‌رود. به دلیل این تغییر، گاهی احساس می‌شود که دو وظیفه را همزمان انجام می‌دهید.

اما، این روش چندوظیفه ای به اندازه‌ای مؤثر نیست که فریب بخش باشد. وقتی توجهتان را به یک وظیفه معین می‌کنید و سپس به سرعت به وظیفه دیگر منتقل می‌شوید، مغز شما برای بارگذاری و بارگذاری مجدد متن، نیاز به زمان و انرژی بیشتری دارد.

بنابراین، بهتر است از انجام چند کار همزمان خودداری کنید. به جای آن، تمرکز خود را بر روی یک وظیفه در یک زمان متمرکز کنید که این کار شما را بسیار کارآمدتر می‌کند.

با این حال، زمانی که درگیر چندین وظیفه هستید و گزینه‌ای جز انجام چند کار ندارید، بهتر است روش‌های موثری را برای جابجایی بین پروژه‌ها و وظایف بدون از دست دادن بهره‌وری اعمال کنید.

وظایف بزرگتر خود را به کارهای کوچکتر تجزیه کنید

بیایید با آن روبرو شویم: با دانستن اینکه باید یک کار پیچیده را انجام دهید که به زمان و انرژی زیادی نیاز دارد، انگیزه ای برای شروع کار روی آن نخواهید داشت. بنابراین، به جای داشتن یک تکلیف بزرگتر برای کل روز، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.

به عنوان مثال، شما باید یک تصویر برای پست وبلاگ ایجاد کنید. با تجزیه این کار به قطعات کوچکتر، تکالیفی مانند:

• اولین پیش نویس را بسازید،
• برای بحث در مورد پیش نویس اول با یک نویسنده محتوا تماس بگیرید،
• در صورت نیاز تغییرات را انجام دهید،
• یک لوگو یا هر جزئیات مشابه اضافه کنید و
• یک تصویر را به ابزار مدیریت پروژه پیوست کنید.

وقتی اولین کار را تمام کردید، برای ادامه دادن انگیزه خواهید داشت. بنابراین، انجام یک کار بزرگتر برای مدیریت آسان تر خواهد بود.

علاوه بر این، می توانید از Clockify برای تقسیم پروژه خود به وظایف کوچکتر نیز استفاده کنید. این نوع کار با وظایف مفید است زیرا می توانید پروژه خود را مانند یک لیست کارها سازماندهی کنید. سپس، به محض اینکه کارها را تمام کردید، آنها را به عنوان انجام شده علامت بزنید. به علاوه، داشتن چنین برنامه زمانی می تواند به شما کمک کند پروژه ها و وظایف مشتریان خود را نیز پیگیری کنید.

زمانی را که صرف ایمیل می کنید محدود کنید

طبق گزارش شاخص تشریحی کار Asana، پاسخگویی به ایمیل‌ها و پیام‌های پیوسته، اصلی‌ترین دلیل تأخیر در کارکردن کارمندان است. همواره احتمال دارد هرگاه اعلان یک ایمیل را مشاهده یا شنیدید، خواهش به پاسخ دادن به آن داشته باشید. با این حال، بازیابی تمرکز پس از آن همواره آسان نیست.

مگر اینکه شغل شما نیازمند فعالیت و پاسخ فوری به پیام‌ها باشد، تلاش کنید زمان مخصوصی برای بررسی ایمیل‌ها تعیین کنید. به عنوان مثال، می‌توانید ایمیل‌های خود را در ابتدا و پایان روز کاری بررسی کنید.

علاوه بر این روش، سعی کنید در نوشتن ایمیل‌ها دقیق‌تر باشید. با این کار، ارتباط با همکاران یا شرکایتان دقیق‌تر خواهد بود و از ارسال ایمیل‌های بیش از حد بر می‌دارید. در نتیجه، حواس شما کمتر به ایمیل‌ها پرت می‌شود که به شما کمک می‌کند بهتر و کارآمدتر عمل کنید.

کارهای تکراری را خودکار کنید

کارهای تکراری آنهایی هستند که به طور منظم انجام می شوند، برای مثال، هر روز، یک بار در هفته یا یک بار در ماه. اینها می توانند فعالیت هایی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و شرکت در جلسات باشند.

برای صرفه جویی در زمانی که صرف کارهای تکراری می کنید، باید آنها را با استفاده از یک برنامه ردیاب وظیفه نظارت کنید. سپس، دقیقاً می‌دانید که چند ساعت در روز را به تکالیف تکراری اختصاص می‌دهید. بنابراین، می‌توانید برخی از این وظایف را خودکار کنید.

به عنوان مثال، می توانید از Clockify برای ایجاد قالب برای پروژه های خود استفاده کنید. اگر شما و تیمتان معمولاً با پروژه هایی سر و کار دارید که مجموعه وظایف یکسانی دارند، این کاملاً عملی است. پس از ساختن یک الگو، می توانید از آن برای هر پروژه مشابهی در آینده استفاده کنید.

صحبت از مدیریت ایمیل، شما باید دسته بندی پیام های خود را با استفاده از برچسب ها شروع کنید. برچسب ها نوعی پوشه در صندوق ورودی شما هستند. به عنوان مثال، می توانید برچسب “مهم” را اضافه کنید تا بتوانید در هر زمان به راحتی به این پوشه دسترسی داشته باشید و پیام های دیگر را نادیده بگیرید. هنگامی که از صندوق ورودی خود مراقبت کردید، می توانید فقط روی کار تمرکز کنید و کارایی و بهره وری خود را افزایش دهید.

به سلامتی خود و نیاز به شارژ مجدد فکر کنید

وقتی گرسنگی یا خواب آلودگی شما را فرا می‌گیرد، توانایی صحیح فکر کردن و خلاقیت داشتن را از دست می‌دهید. بنابراین، هرگز اهمیت یک خواب خوب یا صرف صبحانه را کمتر از چیزی دیگر قرار ندهید.

در واقع، برخی از مواد غذایی خاص وجود دارند که بسیار مفید برای تقویت قدرت ذهنی و بهره‌وری شما هستند. این‌ها غذاهای استثنایی هستند و ما در حال حاضر یک وبلاگ را به اختصاص میان وعده‌های غذایی استثنایی کرده‌ایم که می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند.

علاوه بر خوردن و خوابیدن، حتماً ورزش را به صورت منظم انجام دهید. حتی اگر علاقه‌مند به ورزش نیستید، حداقل می‌توانید هر روز پس از کار پیاده‌روی کنید. به زودی خواهید فهمید که چگونه این عادت به شما کمک می‌کند تا از کار خود رهایی یابید.

نتیجه

کارآمد بودن در انجام وظایف به معنای تکمیل صحیح و سریع آنهاست. برای انجام این کار، باید توجه خود را فقط به تکالیف خود معطوف کنید و از هرگونه حواس پرتی اجتناب کنید.

چطوری این کار را انجام میدهی؟ با کار در جلسات کوتاه یا با پیروی از ریتم های شبانه روزی خود. مطمئن باشید که مغز شما نیز به مدتی از کار افتادگی نیاز دارد، پس راحت فکر کنید. این فعالیت مطمئناً کارایی شما را افزایش می دهد.

علاوه بر این، اگر می خواهید بر روی مهارت های کارایی و بهره وری خود کار کنید، این مقاله نکات مفیدی را ارائه می دهد که می توانید امتحان کنید.